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Sekretärin Job

In den letzten Jahren hat sich das Berufsbild der Sekretärin stark gewandelt. Man ist heute weit entfernt von althergebrachten Klischees. In der Sekretärin von heute finden wir eine enge Vertraute des Chefs, mit einem interessanten, vielfältigen Aufgabengebiet. Viel häufiger als früher übernimmt Sie Sachbearbeitungsaufgaben, assistiert bei Projekten, bei Präsentationen und sonstigen Führungsaufgaben. Daher bezeichnet man sie heute auch häufig als „Assistentin“ oder in manchen Unternehmen gar als „Office Managerin“. Da es für keine dieser Positionen ein klares „Berufsbild“ gibt, werden die Berufsbezeichnungen von Vorgesetzten und Stelleninhaberinnen unterschiedlich angewandt. Eine klare Abgrenzung zwischen Sekretärin und Assistentin gibt es also nicht; die Grenzen sind vielmehr fließend. So kann eine qualifizierte Sekretärin ebenso Assistenzaufgaben wahrnehmen wie eine Assistentin alle Funktionen des Sekretariats beherrschen sollte. Häufig wird selbst in Stellenangeboten heute eine Sekretärin/Assistentin gesucht; dies zeigt, dass der Arbeitsplatz beide Profile beinhaltet.

Die Aufgaben der Sekretärin

Das Aufgabengebiet der Sekretärin hat sich im Laufe der Jahre kontinuierlich erweitert. Neben den üblichen Sekretariatsaufgaben erfüllt sie wichtige Funktionen kaufmännischer, verwaltender und disponierender Art. Die Sekretärin von heute hat sich zu einer selbständig denkenden und verantwortlich handelnden Mitarbeiterin entwickelt, die ihren Chef in seinen Führungsaufgaben unterstützt und berät, um ihn noch besser entlasten zu können. Weg also von der reinen Arbeitsvorbereitung, hin zu mehr Verantwortung, Kompetenz und Selbstständigkeit

Was heißt das genau?

Die Aufgaben einer Sekretärin beinhalten die gesamte Organisation des Sekretariats. Neben dem Schreiben von Briefen; Erledigen der Post und Sekretariatsablage; Telefonieren mit Kunden; Vereinbaren von Terminen; Vorbereiten, Organisieren und Betreuen von Sitzungen und Veranstaltungen oder Geschäftsreisen; arbeitet Sie selbständig in eigenen Sachgebieten und Spezialaufgaben. Viele Entscheidungen trifft die Sekretärin heute selbst, um Ihren Chef den Rücken für andere wichtige Aufgaben freizuhalten. Sie führt und organisiert ihren Bereich selbständig, ist flexibel und ein guter Team-Player.

Das erkennen auch immer häufiger die Chefs und geben so mehr und mehr Aufgaben ab.
Der Job als Sekretärin ist daher begehrt wie nie. Denn auch die Sekretärin erhält durch ihr erweitertes Aufgabenspektrum so eine neue Chance ihre berufliche Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen.

Welche weiteren Aufgaben Ihnen dann übertragen werden, hängt von Ihrer persönlichen Qualifikation und von der Funktion und Delegationsfreude Ihres Vorgesetzten ab.

Was sollten Sie mitbringen?

Die Anforderungen, die an die Sekretärin von heute gestellt werden, wachsen und werden immer anspruchsvoller. Wer als Sekretärin arbeiten möchte, sollte eine Ausbildung zur staatlich geprüften Sekretärin mit Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer abgelegt haben. Viele Sekretärinnen bringen zudem eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie zum Beispiel Industriekauffrau, Kauffrau für Bürokommunikation oder Fremdsprachenkorrespondentin mit.

Zu den weiteren Qualifikationen zählen der sichere Umgang mit dem Softwarepaket MS-Office. Hierbei sind Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, ggf. Project und Visio ein absolutes Muss. Da der Beruf an keine Branche gebunden ist, können je nach Unternehmen auch gute bis sehr gute Kenntnisse in SAP, DATEV, Lotus Notes, CorelDraw sowie PhotoShop verlangt werden.

Als selbstverständlich gilt das sichere Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift, und deren Umsetzung in richtige und zudem angemessene Korrespondenz. Auch Englisch in Wort und Schrift ist heute bereits als Pflicht anzusehen. Im Zuge der Globalisierung bietet es Ihnen sicher weitere Vorteile, wenn Sie darüber hinaus Fremdsprachenkenntnisse vorweisen können. Am häufigsten werden hier nach wie vor Französisch, Spanisch und Italienisch gewünscht. Aber auch die skandinavische und slawischen Sprache gewinnen zunehmend an Bedeutung. Neben den fachlichen Voraussetzungen sollten Sie ein sicheres Auftreten und gepflegtes Äußeres besitzen; höflich, zuverlässig und selbständig sein; Organisations- und Kommunikationstalent mitbringen; Eigeninitiative vorweisen und ein gewisses Interesse für die wirtschaftlichen Grundzusammenhänge eines Unternehmens aufbringen.